Het Masterplan 2028 (MP28) is een meerjarig, complex en bedrijfskritisch programma met grote organisatorische en financiële impact. Het project richt zich op de renovatie en toekomstbestendigheid van het museum en loopt naar verwachting tot en met 2031.
Je gaat werken binnen het Directors Office, in het team Management Support. Vanuit deze positie werk je organisatiebreed aan een van de meest impactvolle projecten van het museum: het Masterplan 2028 (MP28).
Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectteamleden, interne afdelingen en externe partijen zoals ontwerpers, adviseurs en aannemers. Je opereert in een dynamische omgeving met veel stakeholders en korte lijnen, waarin jouw coördinerende rol essentieel is voor het succes van het project.
Wat ga je doen?
Als ervaren en gestructureerde projectcoördinator houd je overzicht in een complexe omgeving en zorg je dat processen soepel verlopen. Je bent in staat om verschillende belangen bij elkaar te brengen en weet wanneer je moet signaleren, escaleren en bijsturen.
Je werkt nauwkeurig, prioriteert en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Tegelijkertijd ben je communicatief sterk en weet je effectief samen te werken met uiteenlopende stakeholders, zowel intern als extern.
Je ondersteunt het Masterplan 2028 in de voorbereiding, organisatie en uitvoering van zowel het externe programma als de interne organisatie. Je zorgt ervoor dat processen, planning en besluitvorming goed georganiseerd en geborgd zijn.
Inrichten en organiseren van projectstructuur
- Inrichten van de programma- en projectorganisatie, inclusief overlegstructuren en besluitvormingsmomenten.
- Voorbereiden en beheren van projectplannen en documentatie.
- Organiseren van archivering en dossiervorming.
- Ondersteunen bij aanbestedingen en inzet van externe adviseurs.
Coördineren van voortgang en acties
- Voorbereiden, vastleggen en opvolgen van acties, afspraken en besluiten.
- Bewaken van samenhang en voortgang binnen lopende projectactiviteiten.
- Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
Bewaken van planning en resultaten
- Monitoren van planning, mijlpalen en inzet van middelen.
- Opstellen van voortgangsrapportages voor programmamanagers en stuurgroep.
- Voorbereiden van besluitvorming en ondersteunen bij bijsturing van projectaanpak.
Afstemming en stakeholdermanagement
- Zorgen voor effectieve afstemming tussen projectteam, afdelingen en externe partijen.
- Coördineren van informatiestromen en terugkoppeling over voortgang en afspraken.
- Begeleiden van externe partijen bij werkzaamheden en bezoeken aan het museum.
Wie ben jij?
Wij zoeken een integere, ambitieuze en betrokken collega die het volgende meebrengt:
- HBO+/WO werk- en denkniveau.
- Aantoonbare ervaring in projectcoördinatie of projectmanagement, bij voorkeur in een complexe organisatie.
- Ervaring met het bewaken van planning, processen en besluitvorming.
- Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail.
- In staat om overzicht te behouden en prioriteiten te stellen.
- Communicatief vaardig en verbindend in samenwerking met verschillende stakeholders.
- Proactief, oplossingsgericht en standvastig wanneer nodig.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal.
Waar kom je terecht?
In hartje Amsterdam kom je in een culturele en dynamische werkomgeving terecht waar je alle kansen krijgt om het beste uit jezelf en je team te halen. Hier maak je stappen in jouw carrière en draag je bij aan een organisatie met internationale uitstraling.
De Museum CAO is van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 9. Het fulltime salaris (36 uur) ligt tussen € 3.463, - en € 4.500, - bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring.
Daarnaast bieden wij onder andere: 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering 3,4%, laptop en telefoon, een museumkaart en een gezondheidsregeling.
Stap je in?
Heb je deze vacature met enthousiasme gelezen en sluit je je graag aan bij ons team? Stap in!